Học Excel

File Excel bị lỗi định dạng – Nguyên nhân và 2 cách sửa lỗi hiệu quả

Khi sử dụng Excel để làm báo cáo, thống kê dữ liệu thì có thể bạn sẽ gặp tình trạng file Excel bị lỗi định dạng. Đây là một lỗi Excel cơ bản tuy nhiên bạn cần biết nguyên nhân và cách sửa lỗi để khi gặp lại sẽ bình tĩnh sửa lỗi.

1/ Nguyên nhân file Excel bị lỗi định dạng

Dấu hiệu

Dấu hiệu để nhận biết lỗi Excel này là khi bạn đã thực hiện thêm dữ liệu, định dạng lại dữ liệu như phông chữ, kích thước, màu sắc, kẻ bảng… Tuy nhiên khi lưu lại và mở lên thì các định dạng này đều không có mà chỉ có những dữ liệu bạn đã thêm vào file Excel.

Lỗi này sẽ khiến bạn cảm thấy khó chịu vì mất thời gian chỉnh sửa dữ liệu nhưng cuối cùng thì bị mất hết.

Nguyên nhân

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng file Excel bị lỗi định dạng là do bạn gặp các lỗi cơ bản sau đây:

Khi bạn lưu file nhưng vô tình chọn định dạng Microsoft Excel 5.0/95 Workbook. Microsoft Excel 5.0/95 Workbook là một định dạng của những phiên bản Office và các thế hệ đầu tiên nên chưa hỗ trợ đầy đủ những tính năng của các phiên bản Office sau này. Do đó, khi các bạn lưu file dưới dạng này, sau khi mở lên và file bảng tính sẽ bị mất định dạng.

Microsoft Excel 5.0/95 Workbook

Microsoft Excel 5.0/95 Workbook là một định dạng của những phiên bản Office và các thế hệ đầu tiên nên chưa hỗ trợ đầy đủ những tính năng của các phiên bản Office sau này

Có thể bản Office bạn đang dùng chưa cập nhật đầy đủ nên khi soạn thảo nội dung, lưu lại và mở file Excel bị lỗi định dạng.

Do người dùng đã thay đổi phiên bản đọc khác với phiên bản soạn thảo ngay từ ban đầu. Ví dụ khi soạn thảo dùng trình soạn thảo Excel 2007 nhưng khi mở lại dùng phiên bản Excel 2013.

Chú ý khi lưu file Excel

Ngoài việc file Excel bị lỗi mất định dạng thì file Excel bị lỗi font chữ nữa. Vì vậy để lưu file với đầy đủ định dạng văn bản thì các bạn chọn Save as type là Excel Workbook. Như vậy file sẽ được lưu sẽ lưu trữ sẵn định dạng vốn có.

2/ Cách sửa lỗi file Excel bị mất định dạng

Cách sửa lỗi file Excel bị mất định dạng rất đơn giản. Nếu như bạn bị lỗi này thì có thể chọn một trong hai cách sửa lỗi Excel sau đây.

Thay đổi định dạng lưu file

Đây là cách đơn giản nhất để bạn sửa lỗi file Excel bị mất định dạng. Khi lưu file, bạn có thể lưu dưới định dạng Excel 97-2003 Workbook (*.xls) hoặc Excel Workbook (*.xlsx) nếu file của bạn không chứa Macro. Đây là cách dễ dàng nhất để sửa lỗi này, ai cũng làm được.

Sửa lỗi file Excel bị mất định dạng bằng cách lưu dưới định dạng Excel 97-2003 Workbook

Sửa lỗi file Excel bị mất định dạng bằng cách lưu dưới định dạng Excel 97-2003 Workbook

Chạy dòng lệnh để sửa lỗi

Cách khắc phụ lỗi file Excel bị lỗi định dạng khá mới, ít ai áp dụng nhưng nếu bạn dùng cách trên vẫn còn bị lỗi thì hãy dùng cách này. Bạn sẽ nhập dòng lệnh vào VBA trong Excel (VBA viết tắt của chữ Visual Basic for Applications).

Bước 1: Để mở được VBA trong Excel, bạn nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở cửa sổ Visual Basic.

Bước 2: Tại Insert, bạn chọn Module.

Sử dụng VBA trong Excel để sửa lỗi file Excel bị mất định dạng

Sử dụng VBA trong Excel để sửa lỗi file Excel bị mất định dạng

Bước 3: Copy và paste dòng lệnh dưới đây vào hộp thoại Module để tiến hành sửa lỗi file Excel bị mất định dạng.

Sub StyleKill
Dim styT As Style
Dim intRet As Style
On Error Resume Next
For Each styT In ActiveWorkbook.Styles
If Not styT.Builtln Then
If styT.Name <> “1” Then styT.Delete
End If
Next styT
End Sub

Nhập dòng lệnh vào Visual Basic for Applications (VBA)

Nhập dòng lệnh vào Visual Basic for Applications (VBA)

Bước 4: Cuối cùng bạn hãy nhấn F5 và chờ đợi khoảng vài phút để chạy hết các dòng lệnh trên.

Trong bài viết này, Kienit.com đã tổng hợp và chia sẻ về nguyên nhân và hai cách sửa file Excel bị lỗi định dạng. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với những ai đang tìm hiểu cũng như đang mắc lỗi này. Chúc các bạn sẽ khắc phục lỗi thành công.

Bài viết xem thêm:

Lỗi #DIV/0 trong Excel là gì? Nguyên nhân và các cách khắc phục

Lỗi Value trong Excel là gì? Các cách sửa lỗi #Value đơn giản

7 cách sửa lỗi mở file Excel không hiện ra dữ liệu đầy đủ, chi tiết

Cách khắc phục lỗi Excel found unreadable content in chi tiết

Lỗi Excel there was a problem sending the command to the program

What is your reaction?

Excited
2
Happy
3
In Love
2
Not Sure
4
Silly
1
Ti Ti
Mình tên là Trọng Thắng, hiện đang phụ trách quản lý website Kienit.com. Tất cả các bài viết trên website đều do mình tự học, tự áp dụng và biên soạn lại thành nội dung hoàn chỉnh. Hy vọng website sẽ giúp ích cho các bạn cũng đang tìm hiểu và tự học các kiến thức này giống mình.

    You may also like

    Leave a reply

    More in:Học Excel