Pivot table là gì? Hướng dẫn cách dùng Pivot Table cơ bản

Hôm nay, Kienit.com sẽ chia sẻ với các bạn về một công cụ phân tích dữ liệu cực mạnh từ excel – Pivot table.

Có lẽ nhiều bạn chỉ quen dùng các hàm excel thông dụng để thống kê dữ liệu nhưng sử dụng Pivot table sẽ giúp bạn nhanh để làm nhiều công việc khác.

1/ Pivot table là gì?

Khái niệm

Pivot table là một công cụ rất mạnh trong excel dùng để làm báo cáo số liệu nhiều và thường xuyên. Ngoài ra Pivot table còn giúp bạn phân tích số liệu dựa trên những sơ đồ bạn tạo ra từ các bảng dữ liệu.

Với công cụ phân tích dữ liệu cực mạnh của excel, bạn chỉ cần kéo thả các trường dữ liệu để tạo ra cột số liệu như mình mong muốn. Để có được bảng dữ liệu, bạn cần phải liệt kê ra các trường phải có cũng như nhập đúng dữ liệu. Việc sử dụng Pivot Table để lập báo cáo, thống kê là rất cần thiết trong công việc.

Lợi ích

  • Pivot table sẽ giúp bạn cập nhật các dữ liệu phải thay đổi thường xuyên
  • Tạo ra các sơ đồ để phân tích từ những dữ liệu thô sơ, nhìn rối mắt
  • Công việc kéo thả trường dữ liệu để tạo sơ đồ đơn giản
  • Tiết kiệm thời gian, không cần phải dùng hàm excel để thống kê

2/ Cách sử dụng pivot table

Ở đây, mình xin phép được lấy một bảng ví dụ cụ thể để làm hướng dẫn sử dụng pivot table trong excel để các bạn dễ hiểu.

Mình có một bảng bao gồm các trường dữ liệu như sau: ngày, tháng, năm, quốc gia và lượng xuất khẩu.

Cách tạo pivot table

Bước 1: Tạo bảng

Trước khi tạo tạo Pivot Table, bạn cần tạo bảng trước để sau này dữ liệu thêm có thêm mới thì bạn chỉ cần refesh lại bảng Pivot Table là xong. Có 2 cách:

  • Bạn bôi toàn bộ dữ liệu, sau đó chọn CTRL + T để tạo bảng.
  • Bạn chọn một ô bất kỳ trong bảng dữ liệu, sau đó chọn Insert -> Table.
Tạo bảng
Tạo bảng

Bước 2: Đặt tên bảng

Bạn đặt tên bảng dễ nhớ và phù hợp. Sau này khi làm nhiều bảng Pivot Table bạn sẽ không bị rối.

Đặt tên bảng
Đặt tên bảng

Bước 3: Tạo Pivot Table

Bạn vào tab Insert -> Chọn Pivot table.

Tạo pivot table
Tạo pivot table

Sẽ có khung hiện ra, lúc này ở ô Select a table or range sẽ hiện đúng tên của bảng mà bạn vừa tạo. Nếu như trống thì bạn tích vào ô kế bên để khoanh hết vùng bảng.

cách dùng pivot table

Ở ô Choose where you want the Pivot table report to be placed. Mặc định khi bạn tạo pivot table sẽ ra một sheet mới – New Worksheet. Nếu như bạn muốn ở vị trí hiện tại thì bạn chọn Existing Worksheet.

Cuối cùng bạn sẽ có được thành quả sau đây:

cách sử dụng pivot table

Cách dùng Pivot table

Như ở trên các bạn đã thấy, bảng Pivot Table có đầy đủ các trường như trong bảng dữ liệu: ngày, tháng, năm, quốc gia, xuất khẩu. Công việc tiếp theo là bạn kéo các trường vào các ô tương ứng bên dưới:

  • FILTERS: Nếu như bạn cần lọc dữ liệu như ngày tháng thì bạn bỏ điều kiện đó vào ô này
  • COLUMNS: Ô này sẽ biểu hiện các giá trị theo hàng ngang
  • ROWS: Các giá trị sẽ biểu hiện dạng dọc
  • VALUES: Ô thể hiện giá trị

Mình sẽ kéo để ví dụ cho các bạn dễ hình dung.

Ví dụ 1: Muốn thống kê các bộ phận đã giao dịch bao nhiêu quốc gia

  • Mình sẽ kéo trường bộ phận vào ô ROWS để hiện ra các bộ phận
  • Kéo tiếp các quốc gia vào ô VALUES

thêm dữ liệu vào pivot table

Ví dụ 2: Thống kê các các quốc gia làm việc với các bộ phận đã bán được bao nhiêu sản phẩm

  • Mình vẫn kéo trường bộ phận vào ô ROWS
  • Sau đó kéo tiếp quốc gia vào ô ROWS
  • Cuối cùng mình kéo trường sản phẩm vào ô VALUES

thêm dữ liệu vào rows và values

Ví dụ 3: Mình muốn lọc theo trường dữ liệu quốc gia thay vì in ra hết danh sách đã bán

  • Trường bộ phận mình thêm vào ô ROWS và sản phẩm vào ô VALUES
  • Lúc này mình kéo trường quốc gia vào ô FILTERS

thêm dữ liệu vào ô rows, filters và values

Ví dụ 4: Mình sẽ thêm số lượng sản phẩm vào ô ROWS

dùng hàng rows trong pivot table

Lưu ý:

  • Nếu bạn muốn xóa trường dữ liệu khỏi ô thì bạn chỉ cần kéo ra ngoài
  • Sắp xếp các trường trong ô theo ý muốn bằng cách kéo lên xuống

3/ Thiết kê bảng Pivot Table đẹp mắt

Sau khi bạn đã làm hoàn chỉnh dữ liệu, bạn cần thiết kế lại bảng Pivot Table cho thật đẹp mắt và dễ hiểu.

Bạn chọn một ô bất kỳ trong bảng Pivot Table, sau đó chọn tab Design.

Subtotals

Tính tổng từng cột theo ý muốn. Gồm có:

  • Do Not Show Subtotals: Không hiện các kết quả ở dòng hoặc cột
  • Show all Subtotals at Bottom of Groups: Hiện tổng ở cuối của từng phần
  • Show all Subtotals at Top of Groups: Hiện tổng ở phần đầu của
Do Not Show Subtotals trong pivot table
Do Not Show Subtotals
Show all Subtotals at Bottom of Groups trong pivot table
Show all Subtotals at Bottom of Groups
Show all Subtotals at Top of Groups trong pivot table
Show all Subtotals at Top of Groups

Grand Totals

Tính tổng cột hoặc dòng cho một phần. Gồm có:

  • Off for Rows and Columns: Tắt kết quả tổng của dòng và cột
  • On for Rows and Columns: Hiện kết quả cho cả dòng và cột
  • On for Rows only: Chỉ hiện một cột tổng
  • On for Columns only: Chỉ hiện một dòng tổng
Off for Rows and Columns trong pivot table
Off for Rows and Columns
On for Rows and Columns trong pivot table
On for Rows and Columns
On for Rows only trong pivot table
On for Rows only
On for Columns only trong pivot table
On for Columns only

Report Layout

Phần này nhằm mục đích chỉnh hàng và cột. Gồm có:

  • Show in compact form: Hiện bảng dữ liệu  ở mức cơ bản dễ nhìn
  • Show in outline form: Biểu diễn theo dàn ý, từng phần
  • Show in tabular form: Có đường kẻ dòng
  • Repeat all item labels: Các dàn ý sẽ được lặp lại theo từng sản phẩm
  • Do not repeat all item labels: Tắt lặp lại
Show in compact form trong pivot table
Show in compact form
Show in outline form trong pivot table
Show in outline form
Show in tabular form trong pivot table
Show in tabular form
Repeat all item labels trong pivot table
Repeat all item labels
Do not repeat all item labels trong pivot table
Do not repeat all item labels

Blank Rows

Công cụ này nhằm giúp bạn thêm hoặc xóa dòng. Gồm có:

  • Insert Blank Line after Each Item: Thêm một dòng trống
  • Remove Blank Line after Each Item: Xóa một dòng trống
Insert Blank Line after Each Item trong pivot table
Insert Blank Line after Each Item
Remove Blank Line after Each Item trong pivot table
Remove Blank Line after Each Item

4/ Cần chuẩn bị gì khi làm Pivot Table?

Như khái niệm ở trên thì Pivot Table chính là một công cụ dùng để thổng kê lại dữ liệu để từ đó làm báo cáo. Thế nhưng với những người mới chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn. 

Đặt câu hỏi cho chính mình

Khó khăn ở đây không phải là ở khâu nhập dữ liệu mà bạn cần phải biết bảng dữ liệu mình cần có những trường nào để sau này làm được báo cáo đầy đủ và chỉ tiết.

Để làm được điều này bạn cần phải chuẩn bị một số câu hỏi cho chính mình để nhập các trường dữ liệu vào bảng. Lấy ví dụ là mình để bạn dễ hiểu:

  • Các bộ phận này làm việc với quốc gia nào?
  • Khối lượng sản phẩm phải bán là bao nhiêu?
  • Các sản phẩm đó bán đến những quốc gia nào?
  • Các quốc gia mua bao nhiêu sản phẩm và khối lượng bao nhiêu?

Nhập dữ liệu một cách chính xác

Nếu như bạn nhập tay thì bạn cần nhập chính xác dữ liệu. Ngoài ra bạn có thể dùng các công cụ khác để import data vào tuy nhiên bạn cần biết thêm về Power Query để làm sạch bảng dữ liệu trước khi ta ta bắt đầu tạo bảng Pivot Table. Bạn có thể dùng thêm một vài hàm excel cơ bản để tính toán dữ liệu nhỏ cũng được. 

Bài viết này, mình đã chia sẻ về Pivot Table là gì cũng như cách sử dụng Pivot Table cơ bản cho người mới. Ở bài tiếp theo, mình sẽ chia sẻ thêm về các kiến thức Pivot Table nâng cao để các bạn thao tác với số liệu một cách chi tiết hơn. Cảm ơn các bạn đã tham khảo bài viết này.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *