10 mẹo sử dụng Pivot Table giúp bạn làm báo cáo trong 10 phút

Mình đã chia sẻ với các bạn nhiều về các kiến thức cơ bản đến pivot table nâng cao. Việc hiểu cách sử dụng pivot table một cách thuần thục sẽ giúp bạn làm được nhiều báo cáo chất lượn.

Trong excel thì các mẹo là vô cùng cần thiết, nó sẽ giúp rút ngắn thời gian làm báo cáo để đầu hơn vào việc phân tích dữ liệu.  Ở bài viết hôm nay, Kienit.com sẽ chia sẻ tiếp với các bạn các mẹo về cách dùng pivot table cực kỳ hữu ích.

1/ Cách sử dụng pivot table với icon mới

Bạn có thể thay đổi định dạng giá trị của dữ liệu khác nhau. Chuột phải vào ô giá trị và chọn.

Một mẹo mà bạn cần biết thêm là có thể dùng icon mới như dấu mũi tên, mặt cười. Muốn có được nhiều icon này khi sử dụng pivot table thì bạn nhấn combo phím tắt windom + . (dấu chấm) thì sẽ hiện ra như hình dưới đây.

Đây là một trong các mẹo dùng pivot table ít người biết, giúp bảng báo cáo của bạn thêm phần đa dạng dữ liệu.

2/ Thêm cột tính toán tùy chỉnh

Đây là một trong các cách dùng pivot table được nhiều người  áp dụng. Pivot table chỉ hiện dữ liệu từ file nguồn vì vậy có thêm cột tính toán riêng sẽ giúp bạn tiện tính toán hơn.

Ví dụ trong file nguồn chỉ có cột tổng và cột đã bán vậy nếu bạn muốn tính dữ liệu tồn thì sao?

Sử dụng chức năng Insert Calculater Field sẽ bạn tiện lợi hơn, bạn chỉ việc thêm công thức vào cột Formula để tính toán các giá trị cần thiết.

3/ Tạo pivot table chỉ với một cú click

Như hình bên dưới, mình đã thêm dữ liệu Country vào ô Filters, trong đó có 4 quốc gia khác nhau. Chỉ bằng một cú click là mình sẽ tạo ra 4 bảng pivot table tương ứng ở các sheet khác nhau.

Bạn vào Option > Show Report Filter Pages

Cách sử dụng pivot table này sẽ giúp bạn tạo ra 4 bảng pivot table con như bảng chính.

4/  Không để độ rộng cột thay đổi khi F5

Nếu như cột của bạn không có tên thì độ rộng của bạn sẽ bị thay đổi sau khi F5. Bạn hãy làm giống như mình: Option > Trong cửa sổ PivotTable Options bỏ chọn Autofit column widths on update.

5/ Chọn nhiều điều kiện khi lọc dữ liệu

Bạn sẽ phải dùng chắc năng filter rất nhiều khi sử dụng pivot table. Tuy nhiên nếu như bạn không biết mẹo này thì chỉ dùng được một bộ lọc.

Để dùng nhiều bộ lọc trong pivot table, bạn hãy làm như sau: PivotTable Options > Totals & Filters > Chọn Allow multiple filters per field.

Hình dưới đây chính là kết quả sau khi mình đã dùng 2 bộ lọc value và label

• Label filter: Lọc có chữ France
• Value filter: Trên 30000

6/ Dữ liệu được làm mới mỗi khi mở file

Thay vì bạn phải mở file excel, refesh từng pivot table thì một mẹo để không tốn nhiều thời gian đó là để pivot table luôn tự động cập nhật khi mở file.

Bạn cũng vào PivotTable Options > Data > Chọn Refesh data when opening the file.

7/ Nhóm các số thành từng khoảng

Có rất nhiều cách nhóm dữ liệu khi bạn dùng pivot table. Nếu như bạn muốn nhóm số theo ý muốn thì chuột phải vào bảng dữ liệu, chọn Group.

Với hình trên thì có nghĩa là:

• Straring at: Điền vào số bắt đầu
• Ending at: Điền vào số kết thúc
• By: Điền vào khoảng mà bạn muốn chia

8/ Hiển thị dữ liệu không có giá trị

Khi bạn dùng pivot table để làm báo cáo có thể sẽ gặp trường hợp bảng pivot table không hiện các mục có dữ liệu bằng 0. Để hiện ra tất cả các mục thì bạn làm như sau:

Chuột phải vào pivot table > Chọn Field Settings > Tab Layout & Print > Chọn Show items with no data.

9/ Thay thế các ô trống trong pivot table

Trường hợp các ô dữ liệu còn trống, bạn muốn thêm để đầy bảng pivot table thì làm như sau:

Chuột phải vào pivot table > PivotTable Options > Layout & Format > Chọn For empty cells show. Ở ô này bạn có thể điền số hoặc chữ, tùy ý thích.

10/ Nhóm ngày tháng thành từng khoảng

Giống như gom mục số thì gom mục ngày tháng cũng như thế. Bạn vẫn chuột phải vào pivot table, chọn Group.

Trên đây 10 mẹo sử dụng pivot table giúp bạn rút ngắn thời gian hơn trong công việc làm báo cáo và phân tích số liệu mỗi ngày. Dù bạn đã nắm các kiến thức pivot table nâng cao mà ở bài trước mình đã chia sẻ thì bài viết này vẫn giúp ích cho bạn rất nhiều.

Cách sử dụng pivot table không khó, tuy nhiên bạn cần thực hiện nhiều, làm báo cáo nhiều để thuần thục hơn. Chúc các bạn sẽ thành công với những mẹo mà mình đã chia sẻ trong bài viết này.