Cách trình bày văn bản hành chính theo đúng thể thức và kỹ thuật

Cách trình bày văn bản hành chính đúng quy định về thể thức và kỹ thuật là điều bắt buộc mà bộ phận văn thư cần tuân thủ khi soạn thảo văn bản hoặc công văn. Vậy trình bày như thế nào đúng chuẩn theo Nghị định 30? Theo dõi bài viết này để biết chi tiết nhất.

cách trình bày văn bản hành chính
cách trình bày văn bản hành chính

1. Các loại văn bản cần trình bày chuẩn theo Nghị định 30

  • Trước hết cần nắm rõ các loại văn bản cần trình bày theo quy chuẩn Nghị định 30 bên dưới đây:
  • Văn bản Nghị quyết cá biệt, quyết định cá biệt.
  • Văn bản về chỉ thị, quy định, quy chế, thông báo, thông cáo, hướng dẫn.
  • Loại văn bản về chương trình, kế hoạch, dự án, đề án, phương án, báo cáo.
  • Văn bản về biên bản, tờ trình, hợp đồng, bản ghi nhớ, thỏa thuận, giấy ủy quyền, công văn.
  • Văn bản về giấy mời, giấy giới thiệu, nghỉ phép, phiếu chuyển, phiếu gửi, thư công, phiếu báo

Nội dung được tham khảo theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ

2. Cách trình bày văn bản hành chính chuẩn nhất 2023

Cách trình bày văn bản hành chính cần tuân thủ theo thể thức chuẩn và kỹ thuật trình. Cụ thể như sau:

2.1 Trình bày văn bản theo thể thức chuẩn

Thể thức văn bản bao gồm các thành phần cấu thành một văn bản, được áp dụng cho tất cả các loại văn bản, thêm vào đó là thành phần bổ sung áp dụng cho một số văn bản cụ thể.

Thể thức trình bày văn bản được quy định tại Điều 8 Nghị định 30 như sau:

Thể thức văn bản cần bao gồm các yếu tố sau:

  1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
  2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
  3. Số, ký hiệu của văn bản.
  4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
  5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
  6. Nội dung văn bản.
  7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
  8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
  9. Nơi nhận.

Bên cạnh đó, một số thành phần bổ sung khác như:

Phụ lục; ký hiệu chỉ độ mật; khẩn; chỉ dẫn phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn; số lượng ban hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, số Fax, số điện thoại, trang tin điện tử.

2.2 Trình bày văn bản theo kỹ thuật trình bày

Kỹ thuật trình bày văn bản liên quan đến các nội dung như khổ giấy, định lề trang văn bản, kiểu trình bày, phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, vị trí các thành phần thể thức, số trang.

Theo Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định chung về kỹ thuật trình bày như sau:

  • Quy định về khổ giấy: Khổ A4 kích thước 210mm X 297mm.
  • Trình bày: dọc theo chiều dài khổ A4. Nếu nội dung có chứa bảng, biểu nhưng không làm thành phụ lục thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
  • Định lề trang: Nội dung văn bản cách mép trên và mép dưới khoảng 20 – 25mm, cách mép trái từ 30x35mm, cách mép phải 15-20mm.
  • Dùng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, chữ màu đen.
  • Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
  • Số trang văn bản: đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập. Cỡ chữ 13 đến 14, kiểu đứng, đặt canh lề giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

2.3 Quy định về soạn thảo và ban hành

Một số quy định quan trọng về cách soạn thảo và ban hành:

Về soạn thảo:

  • Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo cần thực hiện: Xác định tên, loại, độ mật, khẩn của văn bản; soạn thảo đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật. Văn bản điện tử cần được chuyển vào hệ thống quản lý và cập nhật.
  • Cần sửa đổi, bổ sung cần tuân theo quy trình: người có thẩm quyền cho ý kiến vào văn bản >>> Chuyển lãnh đạo chủ trì soạn duyệt >>> Chuyển cá nhân thực hiện sửa đổi, bổ sung.

Về vấn đề duyệt:

  • Bản thảo cần được duyệt bởi người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
  • Nếu bản thảo đã duyệt nhưng cần sửa đổi bổ sung cần được trình người có thẩm quyền ký xem xét.

Về ký ban hành:

  • Người đứng đầu có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của tổ chức ban hành. Cấp phó có thể ký thay khi được giao phụ trách điều hành hoặc ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách.
  • Người ký ban hành cần chịu trách nhiệm trước pháp luật cho văn bản mình ký.
  • Dùng bút mực xanh để ký, không dùng loại mực dễ phai.
  • Ký văn bản điện tử, sử dụng chữ ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký cần theo quy định tại phụ lục I của Nghị định 30.

3. Thiết lập hệ thống quản lý văn bản với phần mềm CoDX Dispatch

CoDX Dispatch đồng hành cùng doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số với hệ thống phần mềm quản lý công văn chuyên nghiệp, tối ưu chi phí nhất trên thị trường.

Sử dụng phần mềm CoDX Dispatch
Sử dụng phần mềm CoDX Dispatch

Áp dụng hệ thống quản lý và điều hành văn bản công văn là xu hướng tất yếu cho mọi doanh nghiệp nếu muốn thực hiện chuyển đổi số.

Xây dựng hệ thống không những giúp thiết lập quy trình quản lý thông nhất cho văn bản đến các bộ phận liên quan, mà còn đem lại các lợi ích như:

  • Tạo ra một “văn phòng không giấy” giúp tiết kiệm tối đa chi phí vận hành công văn, không gian lưu trữ cho doanh nghiệp.
  • Hệ thống giấy tờ số được lưu trữ thống nhất trên một nền tảng duy nhất, dễ quản lý, dễ sử dụng.
  • Tiết kiệm tối đa nguồn nhân sự cho công tác văn thư của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức.
  • Liên thông mọi nghiệp vụ có liên quan đến văn bản công văn như giao việc từ công văn đến cho các bộ phận; Thực hiện ký số văn bản nhanh chóng, mọi lúc.

Tham khảo ngay tính năng nổi bật của CoDX Dispatch:

“CoDX Dispatch giúp doanh nghiệp tổ chức tiết kiệm đến 80% thời gian và công sức trong công tác quản lý, sử dụng văn bản và điều hành công văn đi đến”

Với các tính năng vượt trội như:

  • Tích hợp công nghệ tìm kiếm OCR giúp truy xuất văn bản, công văn chi tiết cụ thể nhất từ một nội dung văn bản ban đầu, giúp người dùng tiếp cận thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
  • Tổ chức quản lý, lưu trữ đa dạng định dạng file khác nhau trên một nền tảng duy nhất, phân quyền linh hoạt cho từng cá nhân, nhân viên.
  • Quy trình xử lý văn bản, công văn chuẩn cho doanh nghiệp, được số hóa tạo thành một quy trình thống nhất cho mọi bộ phận.
  • Liên thông các phân hệ khác như quản lý công việc, tài liệu, ký số,… giúp quy trình công việc giữa các phòng ban có tính liên kết, tăng khả năng xử lý giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả.
  • Giao diện báo cáo trực quan theo phòng ban, nguồn đơn vị hay tình trạng xử lý.

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX Dispatch:

Tên phần mềm Quản lý công văn CoDX Dispatch
Website https://www.codx.vn/phan-mem-quan-ly-van-ban-cong-van/
Bảng giá Từ 499.000 VND/tháng
Miễn phí dùng thử 30 ngày dùng thử miễn phí
Liên hệ 0968 612 350
Khuyến mãi Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

Đăng ký trải nghiệm miễn phí ngay hôm nay để nhận được các ưu đãi khủng từ giải pháp chuyển đổi số CoDX với giá chỉ từ 499.000 VNĐ.

Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

  • Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
  • Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
  • Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

  • Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Email: info@codx.vn | Website: https://www.codx.vn
  • Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Hy vọng bài viết giúp bạn nắm được và hiểu rõ cách trình bày văn bản hành chính theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Thiết lập ngay hệ thống quản lý văn bản chuyên nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất cùng CoDX Dispatch.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *