Consolidate trong Excel là gì? Cách cộng gộp dữ liệu trong Excel

Bên cạnh Pivot Table, hàm SUBTOTAL thì Consolidate là một trong những thống kê mạnh mẽ trong Excel. Nếu bạn biết cách sử dụng Consolidate thì sẽ linh hoạt trong việc hợp nhất dữ liệu ở nhiều tran tính khác nhau. Mời các bạn cùng theo dõi bài viết sau đây.

Bài tham khảo thêm: Hàm SUBTOTAL trong Excel

1/ Consolidate là gì trong Excel?

Nếu bạn có các báo cáo lương hàng tháng ở nhiều sheet khác nhau, để gộp lại tại một sheet chung để làm báo cáo thì bạn cần biết cách dùng Consolidate để tổng hợp lương nhân viên lại ở một file Excel chung.

Nói một cách khác, chức năng Consolidate trong excel là để cộng gộp dữ liệu ở nhiều sheet hoặc nhiều file khác nhau.

Trong tiếng Anh, từ Consolidate còn có nghĩa (consolidate meaning) là củng cố, hợp nhất, thống nhất.

2/ Cách dùng consolidate

Sau khi đã hiểu được ý nghĩa thì chúng ta sẽ bước sang phần tìm hiểu về cách sử dùng chức năng này.

Mình có chuẩn bị sẵn file ví dụ gồm có 4 sheet dữ liệu trong đó ở mỗi sheet đều có 4 sản phẩm và số lượng được sắp xếp ở vị trí khác nhau. Nhiệm vụ là cần phải dùng Consolodate để cộng gộp các dữ liệu ở một sheet chung.

Bước 1: Trên thanh ribbon mình chọn Data và vào Consolidate

Bước 2: Lúc này cửa sổ Consolidate hiện lên, gồm có:

• Function: Gồm có các hàm Excel như hàm SUM, COUNT, AVERAGE,…
• Reference: Chọn một tham chiếu dữ liệu khác
• All reference: Chưa các tham chiếu đã chọn
• Top row: Lấy tiêu đề của các dữ liệu tham chiếu nguồn
• Left column: Tính theo dữ liệu ô bên trái
• Create links to source: Hiển thị dữ liệu cụ thể ở các bảng tính nguồn

Bước 3: Chọn vào mũi tên nhỏ trong ô Reference

Bước 4: Add tham chiếu đã chọn vào ô All reference và tiếp tục chọn tham chiếu mới. Nếu như sai hoặc muốn chọn lại thì bạn tích vào tham chiếu và nhấn nút Delete.

Bước 5: Click vào ô Top row và Left column. Ô Create links to source bạn có thể tích hoặc không đều được

Bước 7: Click vào OK để hoàn tất việc cộng gộp dữ liệu

Ở ví dụ này, mình bôi đen 2 cột sản phẩm và cột số lượng của từng sheet. Kết quả sau khi gộp dữ liệu bằng Consolidate như sau

Trong trường hợp dữ liệu nguồn của bạn thường xuyên phải cập nhật số liệu theo tuần hoặc theo tháng thì bạn nên tích vào ô Create links to source để bảng tổng sẽ thay đổi theo. – còn gọi là gộp dữ liệu động.

Ví dụ ở đây mình thay đổi số lượng của sản phẩm a thành từ 11 thành 88 bên sheet Kien1 thì lúc này bảng tổng hợp đã thay đổi kết quả theo, từ 114 tăng lên thành 191.

3/ Trường hợp đặc biệt

Ngoài ví dụ mình đã chuẩn bị sẵn thì trong một số trường hợp đặc biệt như thêm một sheet mới hoặc tạo một file mới thì bạn cần làm như sau

Thêm dữ liệu ở sheet mới

Mình thêm dữ liệu vào sheet Kien5. Mình Consolidate lại và không tích vào ô Create links to source (gộp dữ liệu tĩnh) và mình sẽ thêm một Reference mới – sheet Kien5.

Khi cộng gộp thêm dữ liệu mới, lúc này các giá trị cũ sẽ thay đổi như hình sau đây

Bạn thấy đó, biết cách sử dụng Consolidate rất tiệu lợi. Nếu như bạn thêm dữ liệu ở nhiều sheet khác nữa thì vẫn làm bình thường. Nhưng nếu như dữ liệu ở một file Excel khác thì sao? 

Thêm dữ liệu ở file Excel khác

Ở ví dụ này, mình cũng thêm dữ liệu nhưng là ở một file Excel khác và mình đặt tên là Kien6.

Để cộng gộp dữ liệu ở một file Excel khác bằng Consolidate thì mình vẫn chọn Reference và kết quả như hình dưới đây. Bạn sẽ thấy trong ô All reference hiện tên file Excel. Nếu file đã save thì sẽ hiện luôn đường dẫn chưa file đó.

Bài viết đã hướng dẫn đầy đủ, chi tiết cách sử dụng Consolidate trong Excel. Trong bài này mình chỉ hướng dẫn cách cộng gộp dữ liệu – dùng hàm SUM. Dối với các hàm khác ở ô Function thì bạn vẫn làm tương tự nhu các bước trên.

Đây là một chức năng rất tuyệt vời để gộp dữ liệu ở nhiều sheet hoặc một file Excel khác. Vì vậy bạn cần biết cách dùng chức năng này để thống kê dữ liệu một cách nhanh và chính xác nhất.

Nếu như bạn còn những thắc mắc về Consolidate là gì trong Excel thì hãy để lại bình luận. Cảm ơn các bạn đã đọc qua bài viết này trên website Kienit.com.